Struttura e processi

Come giá accennato, per l’avvio di ogni progetto sono indispensabili due condizioni:

  1. la disponibilità di almeno due referenti che si occupino di seguire le diverse fasi del progetto;

  2. la disponibilità di un numero adeguato di soc* interessat* che garantiscano la propria partecipazione attiva e continuativa in relazione all’impegno richiesto dallo specifico progetto, comunicando con chiarezza e trasparenza le finestre temporali in cui potranno collaborare.

Se non si realizzano queste due condizioni, il progetto non viene avviato.

Ciascun progetto parte da una scheda descrittiva.

In seguito alla scrittura da parte de* referenti di un workflow, dove sono elencate tutte le attività previste, ogni soc* coinvolt* nel progetto segnala i task che vorrebbe prendersi in carico. A quel punto, l* referenti compilano l’elenco assegnando ad ogni persona uno o più task, in base alle disponibilità dichiarate e ad un’equa distribuzione di risorse per gli obiettivi prefissati.

Un* soc* che si accorge di non poter svolgere il task del quale è responsabile entro la scadenza, è tenut* ad avvisare l* referenti della variata disponibilità. Se un* soc* parte del team di lavoro non può essere presente ad una delle riunioni periodiche deve allo stesso modo avvisare per tempo l* referenti.

Alla fine di ogni progetto c’è una riunione finale di analisi collettiva: si tratta di un momento fondamentale per la crescita dell’associazione, all’interno del quale vengono presentate e discusse le varie fasi di realizzazione del progetto e si individuano i punti di forza e i margini di miglioramento per quanto riguarda i risultati, e - soprattutto - i processi collaborativi. La riunione è solitamente convocata da* referenti entro 2 settimane dalla conclusione del progetto, cercando di garantire un’ampia partecipazione, comprensiva anche de* soc* che non hanno fatto parte dei gruppi di lavoro.

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