Come convocare una riunione
Linee guida per la convocazione:
Sondaggio per cercare il momento di maggiore disponibilità e presenza;
Convocazione per mail, almeno una settimana prima, indicando:
eventuali task preparatori, con materiali e link;
Ordine del Giorno con gli argomenti da affrontare e gli output previsti;
link alla piattaforma online o informazioni sul luogo fisico dove si terrà la riunione.
Aggiunta dell’evento nel Calendar di KRINO.
Ruoli e svolgimento
Per ogni riunione, l* referenti di progetto ricoprono due ruoli di coordinamento:
convocare l’assemblea e moderare gli interventi nelle varie fasi della discussione;
redigere un verbale, condividerlo nella cartella Drive di KRINO e diffonderne il link sui canali di comunicazione interna.
A partire dalla discussione e dal verbale, viene poi aggiornato il KRINiario dove vanno riportati la data dell’incontro, l* partecipanti presenti e una breve sintesi delle discussioni o del lavoro svolto.
Per i verbali delle assemblee più importanti (ad esempio, le assemblee plenarie), una versione ridotta è infine pubblicata sul sito. In questo modo anche all’esterno dell’associazione è possibile rimanere aggiornati sulle attività in corso.
In generale, le riunioni, soprattutto se online, hanno una durata sostenibile, di massimo due ore; inoltre, si cerca di evitare orari “lavorativi”, prediligendo quindi la sera o il weekend.
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